Co powinna zawierać faktura?

Faktura jest dokumentem sprzedażowym, w którym zawarte są wszystkie szczegółowe informacje odnośnie zawartej transakcji. W przeciwieństwie do zwyczajnego paragonu, na fakturze znajdują się informacje o stronach i przedmiocie transakcji oraz terminach rozliczeń. Faktura VAT podlega też zupełnie odrębnym przepisom i może być wystawiana wyłącznie określoną grupę osób/podatników. Co powinna zawierać prawidłowo przygotowana faktura i jak ułatwić sobie jej wystawianie?

Podstawowe elementy faktury

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, podmiotami uprawnionymi do wystawiania faktur są wszyscy podatnicy VAT, w tym podatnicy zarejestrowani jako podatnik VAT czynny, podatnicy zwolnieni z VAT (bez względu na to czy dokonali w US rejestracji na druku VAT-R czy też nie) oraz osoby fizyczne wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą.

Faktury mogą wystawiać także jednostki organizacyjne nie prowadzące działalności gospodarczej, ale świadczące usługi lub sprzedające towary w ramach prowadzenia stowarzyszenia lub fundacji.

Każdy z powyższych podmiotów powinien zachować przy wystawianiu faktury odpowiedni schemat informacji, jakie zgodnie z prawem muszą zostać na fakturze zawarte.

Choć nie ma jednego, formalnego szablonu obowiązującego dla wszystkich faktur, na dokumencie muszą znaleźć się obowiązkowo:

• data wystawienia dokumentu,
• numer identyfikujący fakturę, kolejny w ramach stosowanej metody porządkowania,
• imiona i nazwisko lub nazwa podatnika i nabywcy towarów, wraz z danymi adresowymi,
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,
• data dokonania sprzedaży lub wykonania usługi, ew. data otrzymania zapłaty, jeśli ta nastąpiła przed sprzedażą (niezbędne w sytuacjach, gdy data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury),
• nazwa i rodzaj towaru lub usługi,
• ilość/liczba dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (netto),
• wysokość zastosowanych upustów i obniżek, rabatów z tytułu wcześniejszej zapłaty (o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto),
• wartość sprzedaży netto,
• stawka podatku,
• suma wartości sprzedaży netto (podział na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku),
• kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto,
• kwotę należności ogółem.

Dodatkowo, faktura powinna zawierać informację o zastosowaniu mechanizmu podzielonej płatności (split payment), jeśli metoda taka jest adekwatna do wystawianej faktury, a także informację o procedurze marży (dla biur podróży, towarów używanych, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków, dzieł sztuki). Jeśli faktura jest wystawiana przez podatników zwolnionych, na fakturze powinna zostać umieszczona informacja o podstawie zwolnienia z VAT.

Kiedy można wystawić fakturę uproszczoną?

Ciekawym wyjątkiem od powyższych zasad wystawiania faktur są tzw. faktury uproszczone, których wystawianie możliwe jest dla podatników VAT czynnych oraz podatników zwolnionych przy zakupach nie przekraczających kwoty 450 zł lub 100 euro. Faktura uproszczona nie może być wystawiona na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. W fakturze uproszczonej, spośród informacji obowiązkowych dla standardowej faktury VAT, pominąć można m.in.

• imię i nazwisko nabywcy oraz jego adres,
• informację o ilości dostarczonych towarów lub zakresie wykonanych usług,
• cenę jednostkową netto,
• kwotę należności netto.

Jak wystawiać faktury szybko i bez problemów – gotowe szablony w programach do faktur

Przedsiębiorcy muszą dopilnować nie tylko umieszczenia wszystkich niezbędnych informacji na wystawianych przez siebie fakturach, ale też sytuacji w których mogą wystawić fakturę uproszczoną, paragon lub inne dokumenty sprzedaży. Dla ułatwienia pracy oraz zachowania pełnej zgodności z obowiązującymi przepisami, wielu z nich korzysta z fachowej pomocy księgowej lub biura rachunkowego, zlecając im zajmowanie się wszystkimi sprawami związanymi z przygotowywaniem faktur. Jeśli przedsiębiorca zajmuje się fakturami samodzielnie, dobrym pomysłem będzie korzystanie z dostępnych gotowych wzorców faktur lub, dla usprawnienia procesu wystawiania faktur i uzyskania pewności ich prawidłowego wypełnienia, programu do faktur online pozwalających na stworzenie faktury, sprawdzenie kontrahenta i wypełnienie wszystkich danych z pomocą kilku kliknięć.