Jak zatrudnić inspektora danych osobowych?
RODO, czyli tak zwane unijne rozporządzenie o ochronie danych osobowych funkcjonuje w naszym społeczeństwie już od dłuższego czasu. Mimo to kradzież danych lub ich przypadkowy wyciek jest czymś w dalszym ciągu obecnym. Dzieje się tak dlatego, że niektóre firmy i przedsiębiorstwa nie zawsze są w pełni przygotowane na działanie cyberprzestępców.
Aby temu zaradzić, RODO powołało stanowisko Inspektora Danych Osobowych.
Kto to jest Inspektor Danych Osobowych?
Najprościej rzecz ujmując, jest to osoba odpowiadająca za ochronę danych osobowych. Ten opis może jednak wprowadzać w błąd i świadczyć o tym, że praca ta jest stosunkowo łatwa. Nic bardziej mylnego, ponieważ gdyby tak było, to każda firma przetwarzająca dane osobowe byłaby w stanie każdorazowo je odpowiednio zabezpieczać i chronić, a tak przecież nie jest.
Inspektor Danych Osobowych gwarantuje natomiast, że wszystkie dane osobowe firmy, jej pracowników, kontrahentów i sponsorów są odpowiednio zabezpieczone.
Kiedy zatrudnia się Inspektora Danych Osobowych?
Można powiedzieć, że IDO jest kimś w rodzaju doradcy księgowego, który zamiast na podatkach zna się na danych osobowych. Można go zatem zatrudnić w każdej chwili a czy jest to konieczne?
Otóż nie. RODO zawiera dość ogólne przepisy odnoszące się do stanowiska IDO, co nie nakłada na firmy obowiązku posiadania go.
Warto jednak zaznaczyć, że działalności publiczne, których praca opiera się na przetwarzaniu danych osobowych, powinny stworzyć w firmie takie stanowisko. Zaliczają się do nich różnego rodzaju jednostki finansów publicznych, czyli na przykład banki i instytucje badawcze. Jest to istotne, ponieważ Inspektor Danych Osobowych jak nikt inny może uchronić firmę przed wyciekiem danych, a co za tym idzie przed karą, jaką nakłada na przedsiębiorstwa Urząd Ochrony Danych Osobowych w razie ich kradzieży.
Zadania Inspektora Danych Osobowych
IDO odpowiada w firmie przede wszystkim za:
- zorganizowanie systemu ochrony danych osobowych,
- obserwowanie i ewentualne zmniejszenie ryzyka strat wizerunkowych,
- reagowanie w przypadku naruszenia danych osobowych na przykład ich wyciekło,
- przetwarzanie danych osobowych tylko w razie wyraźnej potrzeby.
Osoba na tym stanowisku musi szczególnie pilnować powyższych zadań, ponieważ ich nieprzestrzeganie wiąże się ze wspomnianą już karą finansową. Może być ona nałożona również w sytuacji gdy inspektor nie wywiązuje się z informowania osób, których dane posiada o tym, że są one przetwarzane.
Umiejętności IDO
Jak można zauważyć praca inspektora danych to nie taka prosta sprawa. Oprócz specjalnych obowiązków których wypełnianie zależy od dobrego wizerunku firmy osoba na tym stanowisku musi cechować się również
- niezwykłym opanowaniem,
- dyskrecją,
- szybkim działaniem w stresie,
- wykorzystaniem nabytej wiedzy na temat przepisów i rozporządzeń prawnych,
- znajomością działań cyberprzestępców kradnących dane.
To tylko kilka umiejętności Inspektora Danych Osobowych jednak niezwykle istotnych dla przedsiębiorców chcących nawiązać z nimi współpracę
Niezależny a wewnętrzny inspektor
Przedsiębiorcy bardzo często zadają sobie pytanie, czy inspektorem danych osobowych może być członek personelu, który przeszedł odpowiednie szkolenie.
Przepisy RODO nie nakazują zatrudnienia zewnętrznej osoby lub podmiotu na to stanowisko. Warto jednak zwrócić uwagę na to, że IDO, aby mógł przynieść jak największe korzyści, musi posiadać znacznie większą wiedzę a czasem nawet doświadczenie, by sprawnie radzić sobie z niebezpieczeństwami związanymi z ochroną danych.
Często zdarza się tak, że inspektor obsługuje wiele firm, przez co ma dostęp do różnego rodzaju ekspertów mogących pomóc w kryzysowych sytuacjach.
Ponadto zatrudnienie osoby z zewnątrz daje większą niezależność i możliwość zwrócenia jej uwagi w razie popełnienia błędów. W przypadku członków personelu nie zawsze można się na to zdobyć.
Czasami zdarza się również tak, że wewnętrzny pracownik obejmujący to stanowisko nie ma wystarczającej ilości czasu, by należycie wypełniać zadania inspektora, a dane osobowe nie mogą być należycie chronione.
Można zatem zauważyć, że inspektor danych osobowych powinien być osobą niezwykle kompetentną i najlepiej niezależną. Dodatkowo warto pamiętać, że nie każda firma musi się zdecydować na powołanie takiego stanowiska, natomiast niewątpliwie przynosi ono wiele korzyści i dodatkową ochronę nie tylko danych, ale i wizerunku firmy.
