Jaki wybrać program do rozliczania czasu pracy kierowców?

Każdy przedsiębiorca prowadzący firmę logistyczną wie, jak ważne jest rozliczanie czasu pracy kierowców. Z jednej strony jest to wymagane prawnie – nie można przekraczać ustawowych norm czasu pracy. Kierowca musi być wypoczęty i mieć zapewnione odpowiednie przerwy. Z drugiej strony łatwiej jest nam rozliczać się z naszymi pracownikami, kiedy czas pracy jest dokładnie zarejestrowany. Dzięki temu nigdy nie będziemy mieli wątpliwości. Co wziąć pod uwagę wybierając program do rozliczania czasu pracy kierowców?

Oprogramowanie z polski czy zagraniczne?

Kiedy kupujemy oprogramowanie do rozliczania czasu pracy kierowców możemy znaleźć oferty zarówno od polskich producentów, jak i zagranicznych. Tutaj hasło „dobre, bo polskie” zazwyczaj się sprawdza. Przede wszystkim nie bez powodu coraz więcej międzynarodowych firm IT przenosi się do naszego kraju. Mamy wielu utalentowanych programistów, którzy od lat produkują oprogramowanie najwyższej jakości wykorzystywane na całym świecie.

Jednocześnie oprogramowanie do rozliczania czasu pracy kierowców przygotowane na polski rynek jest od razu przystosowane do polskiego prawodawstwa. Nie musimy go już dostosowywać. Co więcej będzie ono w pełni w języku polskim, co oznacza, że nikt nie będzie miał problemów z obsługą.

Na ile samochodów potrzebne jest oprogramowanie?

Kiedy wykupujemy oprogramowanie do rozliczania czasu pracy kierowców to tak naprawdę płacimy za licencję. Zazwyczaj jej cena jest zależna od ilości pojazdów, na których ma pracować dany system. Jeżeli zakupimy program, do którego możemy wprowadzić pliki dwóch pojazdów, to nie uda się wprowadzić ich więcej. Jednak im więcej pojazdów możemy wprowadzić do systemu, tym więcej będziemy płacić. Kupując więc program do rozliczania czasu kierowców zawsze stajemy przed dylematem – czy wykupić takie, które będzie spełniać nasze bieżące potrzeby, czy takie, w którym będziemy w przyszłości mogli rejestrować kolejne pojazdy. Oczywiście wszystko zależy od indywidualnych preferencji oraz dynamiki rozwoju naszej firmy. Jeżeli widzimy, że nasz biznes szybko się rozwija i już planujemy zakupy nowych aut, to powinniśmy wykupić oprogramowanie z większą ilością miejsc do rejestracji pojazdów.

Zawsze też sprawdźmy czy dane oprogramowanie ma możliwość rozszerzenia obsługi o kolejne pojazdy. Jeżeli tak, to warto wybrać właśnie takie rozwiązanie, ponieważ będzie ono znacznie bardziej przyszłościowe.

Zawsze też weryfikujmy czy rozszerzenie o kolejne pojazdy to cała różnica w cenie różnych programów, czy do całości opłat są jeszcze doliczane dodatkowe kwoty.

Pamiętajmy też o opłatach za aktualizacje. Przy zakupie pierwszy rok zazwyczaj dostajemy za darmo, ale po pewnym czasie musimy zacząć za nią płacić. Opłaty za aktualizacje to zazwyczaj procentowa wartość oprogramowania, a to oznacza, że im droższe mamy oprogramowanie, tym więcej płacimy.

Czy chcesz kontrolować swoich kierowców?

Kiedy kupujemy oprogramowanie musimy się zastanowić jakie możliwości kontroli pracy kierowców chcemy dzięki niemu zyskać. W zależności od wybranego przez nas rozwiązania możemy zyskać bardzo wiele informacji lub tylko te podstawowe.

Jeżeli nie zależy nam na dokładnym wglądzie w pracę kierowcy, ponieważ mamy zaufanie do naszych pracowników i nie mamy czasu na dodatkowe analizy, wystarczy nam najprostsza wersja. Zazwyczaj takie rozwiązania pozwalają na ewidencję plików i mają kilka podstawowych funkcji. Jednocześnie są one najtańsze.

W średnim przedziale cenowym znajdziemy już oprogramowanie, które prócz ewidencji pokazuje nam ilość wykroczeń każdego kierowcy. Zazwyczaj programy do rozliczania czasu pracy kierowców w tym przedziale cenowym nie oferują zbyt wielu szczegółów i na podstawie tych danych nie mamy dużych możliwości zwracania uwagi kierowcom.

Jeżeli chcemy, aby oprogramowanie dostarczało nam wielu szczegółowych danych, w tym konkretnych informacji o wykroczeniach popełnionych przez naszych kierowców, to musimy zdecydować się na oprogramowanie z wyższej półki. Dzięki temu nie tylko dowiemy się ile wykroczeń popełnił każdy z naszych pracowników, ale możemy również otrzymać wizualizację każdego z nich. To może pomóc nam udowodnić kierowcy, że popełnił dany błąd. Oczywiście wszystko zależy od wykupionych przez nas funkcji i rodzaju oprogramowania.

Zwróćmy też oczywiście uwagę na czytelność oprogramowania, łatwość odczytywania informacji i inne możliwości.