Funkcjonowanie systemu RCP – co musisz wiedzieć, zanim wdrożysz go w firmie?

Rejestrator czasu pracy

Artykuł przedstawia systemy RCP z uwzględnieniem korzyści wynikających z ich zastosowania w firmie. Omawia funkcjonalność, zakres zastosowania, a także zgodność prezentowanych systemów z kodeksem pracy.


Czym jest system RCP?

System RCP, czyli system rejestracji czasu pracy, pozwala na elektroniczną rejestrację zarówno wejść, jak i wyjść pracowników. Jest to cyfrowy odpowiednik papierowych list, na których obecność pracownika w miejscu pracy potwierdzana jest podpisem. Elektroniczny system RCP usprawnia funkcjonowanie firmy, umożliwiając łatwą analizę różnorodnych danych.
Działanie systemu rejestracji czasu pracy zakłada współpracę urządzeń rejestrujących z kartami identyfikującymi osoby zatrudnione w danym miejscu pracy. Składają się na niego takie elementy, jak rejestratory czasu pracy oraz czytniki zbliżeniowe.

Rodzaje systemu RCP

Z uwagi na metodę autoryzacji można wyróżnić dwa podstawowe typy czytników RCP – biometryczne oraz zbliżeniowe. W obliczu obowiązujących w Polsce przepisów wynikających z Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych, pracodawcy nie mają prawa przetwarzać danych biometrycznych pracowników w celu prowadzenia ewidencji czasu pracy. Z tego powodu biometryczne czytniki RCP, sprawdzające odciski palców lub rozpoznające rysy twarzy, nie są dopuszczone do użytku. Powszechnie stosowane są czytniki zbliżeniowe RFID, wśród których można wyróżnić między innymi:

  • zbliżeniowy czytnik kart,
  • skaner kodów QR,
  • czytnik IP68, będący rozwiązaniem na telefon komórkowy.

Wiele systemów RCP polega także na monitorowaniu pracy z użyciem komputera poprzez zalogowanie się pracownika na swoje konto. Stanowi to równoczesne potwierdzenie obecności w pracy. Dostępna jest również możliwość lokalizacji przy pomocy lokalizatora GPS, dzięki której pracodawca może kontrolować pracowników pracujących zdalnie lub w terenie.

Korzyści wynikające z zastosowania systemu RCP

Dzięki zastosowaniu systemu RCP pracodawca może gromadzić i monitorować dane dotyczące przemieszczania się pracowników. Jest również w stanie analizować obecność zatrudnionych osób pod kątem pracy w godzinach nadliczbowych, w weekendy oraz na nocnej zmianie, a także pod kątem wyjazdów w delegacje.
System RCP daje również możliwość monitorowania urlopów i zwolnień od pracy pracowników oraz ewentualnych spóźnień. Jego implementacja w przedsiębiorstwie pozwala szybko i łatwo przekazywać niezbędne dane do działu kadrowego, co zapewnia dużą oszczędność zarówno czasu, jak i pieniędzy.

Dla jakich firm przeznaczony jest system rejestracji czasu pracy?

Z systemu rejestracji czasu pracy może korzystać każda firma bez względu na reprezentowaną branżę. Ze względu na swoją elastyczność, system RCP doskonale sprawdzi się tak w mikroprzedsiębiorstwach, jak i międzynarodowych korporacjach. Jest niezwykle skuteczny w firmach posiadających wiele oddziałów w różnorodnych, nawet odległych lokalizacjach.

Ewidencja czasu pracy

Czy możliwa jest rejestracja czasu pracy zdalnych pracowników?

Dzięki zaawansowanemu technologicznie systemowi rejestracji czasu pracy możliwe jest skuteczne ewidencjonowanie pracy pracowników nie tylko stacjonarnych, lecz także wykonujących swoje obowiązki w systemie zdalnym.

Sposób rejestracji czasu pracy zdalnych pracowników

Pracujący zdalnie pracownik jest zobowiązany do zalogowania się na swoim indywidualnym koncie, co stanowi moment rozpoczęcia pracy, a następnie wylogowanie się z konta po zakończeniu dnia roboczego. Systemem RCP pozwala pracownikowi zaznaczyć każde dowolne zdarzenie – poza rozpoczęciem i zakończeniem pracy są to między innymi:

  • przerwy,
  • wyjścia w czasie pracy,
  • delegacje,
  • urlopy.

Działanie systemu w przypadku braku prądu na terenie obiektu

Urządzenia składające się na system rejestracji czasu pracy wyposażone są w zasilacz z podtrzymaniem akumulatorowym, który sprawia, że ewentualne krótkotrwałe przerwy w dostawie prądu nie powodują zaburzeń pracy systemu. Problemem nie są również awarie sieci internetowej, gdyż system przechowuje odczyty w pamięci wewnętrznej, skąd zostają przesłane do bazy w momencie przywrócenia komunikacji.

Czy system RCP jest zgodny z kodeksem pracy?

Faktyczny czas pracy pracownika powinien być wprowadzony na kartę ewidencji czasu pracy, która jest dokumentem wymaganym w świetle obowiązujących w Polsce przepisów. Kodeks pracy dopuszcza prowadzenie tej ewidencji przy pomocy systemu RPC po uprzednim dostosowaniu go do posiadających moc prawną rozporządzeń, dotyczących dopuszczalnych sposobów monitorowania pracowników. Z uwagi na uniwersalność systemu rejestrowania czasu pracy oraz jego skalowalność, konieczność wdrażania zmian do oprogramowania występuje niezwykle rzadko.

Ile kosztuje system RCP?

Cena systemu RCP dla firmy zależna jest od takich zmiennych, jak:

  • liczba potrzebnych urządzeń,
  • liczba użytkowników,
  • preferowana wersja systemu,
  • ewentualne integracje.

Wycena systemu rejestracji czasu pracy jest więc przeprowadzana indywidualnie dla każdego klienta, po wcześniejszym zapoznaniem się z jego wymaganiami i preferencjami. Specjalistą od wdrażania systemu RCP jest firma IPH – Informatyka Partnerstwo Handel oferująca usługi związane z serwisem IT oraz automatyzacją budynków.